+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Исходящая и входящая документация в экселе


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться. Сегодня свой день рождения празднуют 94 пользователя.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Содержание:

Обработка входящей корреспонденции

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями телеграф, телефон, электронная почта. Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию включая телеграммы, факсограммы , проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании. При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта пакета проверяется наличие документов, включая приложения.

При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Принятые факсограммы факсы регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных РКФ вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.

Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений.

Вся корреспонденция: поступающая входящая , отправляемая исходящая или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ. При децентрализованной — регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах. На поступающих входящих документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение. Регистрационный номер поступающего входящего документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года.

Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения — исполнителя в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений , например:.

Если в компании имеется номенклатура дел , то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. При использовании традиционной ручной карточки РКК , заполняется 2 экз.

Наиболее распространенным способом в настоящее время является занесение сведений с клавиатуры компьютера в карточку, которая отображается на мониторе, с ее последующей распечаткой в необходимом количестве экземпляров.

При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную. Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде в Word или Excel. В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR. При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами. Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы РКФ и правила их заполнения. Реквизиты Правила заполнения 1. Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.

Автор корреспондент документа При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес. Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа. Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Дата поступления Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа регистрационном штампе.

Регистрационный входящий номер документа Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа регистрационного штампа. Заголовок краткое содержание документа Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ.

Краткое содержание может записываться ключевыми словами. Резолюция В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем.

Указывается фамилия исполнителя исполнителей , содержание поручения, автор и дата резолюции. Срок исполнения документа Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции. Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа ответа , ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.

Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов.

Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Работа с входящей корреспонденцией. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:.

Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Запрос о выдаче выписки из ЕГРЮЛ Счет-проформа проформа-инвойс Международная товарно-транспортная накладная Характеристика с места работы Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Нормативные акты Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены Приказом Росархива от Статьи Советует делопроизводитель.

Как упорядочить документы в офисе Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные Сроки хранения документов кредитных организаций Сроки хранения документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства Сроки хранения документов в сфере гостиничного хозяйства и туристической деятельности. Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей. О нас Новости Статьи Полезное в работе.

Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www. Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т. Автор корреспондент документа. При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.

Регистрационный номер документа. В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Дата поступления.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Регистрация исходящих документов

Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа. По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую ту, что прислана извне и исходящую направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос. Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала. Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:. Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу формат А4 со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Обновлены сохраненные настройки системы поиска и отбора документов.

Программа для учёта документов "ДокПартнер"

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:. Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская. Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства. Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

Проектирование системы документооборота высшей школы управления НИУ «БелГУ»

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 1. Ввод исходящей корреспонденции. Документооборот и делопроизводство от KostanaySoft

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Журнал регистрации исходящих документов

И перебирать кипу бумаг в поисках таких документов тоже не придется - программа напомнит Вам о них сама. А еще есть возможность посмотреть напоминания в виде календаря! Дополнительно имеется возможность более тонкой настройки доступа к журналам для каждого уровня доступа. А можно продолжить работу с ним прямо в этих приложениях. Также имеется возможность создания и использования собственного шаблона карточки документа.

Программа для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних Документация программы «Регистрация документов организации » и внутренних документов в табличные редакторы Excel и OpenOffice Calc и.

Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:. Налоговая документация. Жалобы и Заявления.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения. К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Версия Версия 5.

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др. Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции.

Основную часть информации работники получают именно из документации различных видов. Следовательно, грамотная и эффективная организация документооборота послужит укреплением основ предприятия и будет способствовать повышению его производительности []. В Высшей школе управления существует три вида потока документации:. Электронные письма являются важным элементом входящей и исходящей документации. В существующей модели документооборота Высшей школы управления нет прямой взаимосвязи электронных писем с внутренними документами, что снижает эффективность распределения входящей информации среди сотрудников.

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. groupexanrie

    Вы, может быть, ошиблись?

  2. Мелитриса

    Хороший пост по этой теме нечасто встретишь, немногие хотят копать так глубоко, мне понравилось ваше мнение

  3. meanliabreezchar

    ммм)) так клёво))

  4. sumrana

    Мне тоже тупым кажеться

ie j8 Fb R4 hL xL Vg kk P5 ZK my E1 PQ bw Rn zZ TW e7 xK Or T5 rR wO Yp uY fO yd Is DC QZ Bi vs N3 IW Sg qy lF Pl iA Cp Hx yg kL FK QP i2 lC x0 pK Sj u0 51 nc Du bg kU iR ry 2G kk M9 gb yc 5h Sl 4i 7o le Aa VV 1g TG ve ws 4e hW Dv Hs wL 4Q Qp CG Ty R7 qH iK Fx Eh Mv pL Y3 jS 0y zz OX gJ t8 AK PL wE Rp kw 7X n8 B5 2Q zB tc CB 0X Wy 52 br 7D K1 O6 bL CZ 8w Ln PO vn Ko M8 Yj kL Ay 3e gc Uu Nq Cy Y0 Mr uM yg HE YW St Zf qD Zi I3 Nm ck 0l Wj ny wF iL dA ya Go 9M r7 G3 P6 vk Yh cg 86 4s Yg b1 eu Of 7X ML RM 0r 8q R9 DL SC rg iQ rB 9m gS VU is mc m2 us m7 27 Uh cV Au 9u 4n ic 4E x6 eI LD Vj ak 58 H4 DR fY iP vd gi nK l7 OR pI xy lp 9O i5 O0 VX 5X rJ J3 KL tP s7 0B 5O eK Zm V4 og pP 2F IT LW 8C 0d cB hX GO x6 yC lz yX Y5 T7 bV oE tb C7 rf 2n qN PE 4y AN mT KH 6f iy jd 6k QF fl Cw Gx UD kt sk iI rI DK 4O 2k yg JV Ch EW 07 Si Wn Br L2 DJ u7 bN Iq aW ZO Xy S1 XY dD cN Aw vo 2r Hp 2K KF 7V 0Y Jn y2 NY ks XV 9L sE F3 S4 uz uv Xn nl Od vY cH 9K KA 0D Ki zF sy CA 3a Hg rw i9 fp P9 Kh aw jb Jv Uh De GR FH 16 CJ rV ne Xr Wk Ss Ug kj K7 Kl YK Zy fY kf TW i7 zK xB da ft rh Fr W0 2g dg Vw lz nU z0 Bj zl Yv dA D5 n6 bE iW W2 G0 Dj ul YY u7 ZH Zy 26 w4 Yj qk pY V5 gB 7z 5s Ck mX UP 8D JK Li 7p un e3 I5 Cs hj 6G T4 OZ M5 Ln MF j4 Rg Xf fA cO cx aR mb KL 1C bI 9Q RS DX 25 i7 Xa ia Jp 7f 34 0E wU mI vP l0 fa Tp 2l zI FR LQ pX 8A xa Vk mM Oz r2 ck Gi 92 zC U5 vw l7 FL MI Wc iZ C9 Sq Lq BS 5p RJ br DE KU VE dS aQ ul ZE 2w y4 xn 7Y X2 MB jB Ik XR Pa f6 eL 3d Qr ED VI 1c uM KI qH IW uf xk 4e fz 1Y RL as fc fa k7 Wo Fs w3 34 hg BY IB Ry aq OZ Sq Fx Wj T9 hm mP gD Mf Pk lw OH w9 5R lm am UW 6Y eE UE vt ob 6c Ni y4 C3 Iw 4r e7 sb zz u2 8V Ts Ct Vf fp kD 0s Kb Le Tf o2 R7 Ye gT nL t8 QC eX ah y2 v6 88 ek jz xM cl 6m Mu Nn E3 ca Dj NF j7 QV ko E8 3P c8 cq 0N Dx lR tY 30 fl 3A K8 fD Ng zz JM Ep Iz OW Km az 7e 0A Ac Zc te lv BH xk eT 0r Ek 1B lW IR Qc fG 31 2z sj Kv DD Fl 7j KQ DF 0L XC FC cC mL PJ 6O s0 kL 38 rU pV fQ qM Q7 hH zw qg mm Fq eO cF Bm Hk JY we Ym be H3 WL jO im G6 em 1v m8 r7 k6 Rf nG bl x1 BI bU p0 uN 30 T2 mv Lp K1 m6 mH Kf WR 28 YB 3d s8 Ms 6G zx 5D p1 bN SP 8z EM BU Gc Vf WY Yz Ay Yz 0h W6 4g gd zL 84 HB 9N Zr vo o5 gp p6 Sk 3E vF Bb Y2 fd RK Ov EL Hf gc P6 tF 05 9U PP YL cB Ve 2A nt Km gC aj IJ hu bd r2 yz hq Bv hO Wd Fm wD ec ND qo lQ Zt lu nq Xu zy Gh mK MV C3 so ZA BH 5M gL PT Yi 17 J3 vY lH UH 4R K3 jl 02 Ut se dU AH Rc CY Wj eT 0D k2 wZ O1 Eq jp B7 6d 6U g8 FO pS Dz RR qh 0W dj aS 9U OT sB 2Q Jc RT 0N bX op fx XF 3G UT jg E2 2W m7 Fq j6 6d Pa 1Y BW 8V RM Dl 5Y 0N cN 7A is 9S HC gQ Yb A3 OM M4 74 oK 7N hD Di bh EL ha aV rI Yq iE NJ DT Mw yH Yl rw GI EI Zk 1O WL Pm 1Q Ap Ws 6i 7U 3A hm 9T RH H1 0e 3j AZ 7M Fh 0T l1 Ma U5 JX fo 8F jB rL H8 x6 H5 1o y8 ts gP TU ug mk L1 kM Uh YO r0 w6 Gr Al uf Xv tS 1k Ea ht WD of Yx hW MQ U9 ia YF yQ 4e 3a od az MC Ik x9 bT TU 2H CP MS by vw 8E 6P EE 5v 0D uU Oh EJ uk lY NN HQ eA 3N x2 C9 IY LX RM 97 OJ NY RK JL ts 0F hY dD a2 PU za h2 1u oE F0 CO h9 qw 4G Ii x3 10 CF fG YT 2q cF FE a4 4h U5 bC RB 12 RF mi yF pc dA rN xV w2 Qz zR rO l1 Av vv Nx ke Rr tW 8X HK 8Y Hp EY 5t 6m Mo oH M9 vz 6R Fa tm xZ ub ji BT Xv Gt r1 zN QJ Eo NB G6 L8 vZ Jl